Het is in Regelbeheer mogelijk om allerlei verschillende soorten documenten op te nemen. Dit komt omdat de functionaliteit waarmee je documenten kunt inrichten flexibel inzetbaar is en je daardoor met een beetje creativiteit de meeste documenten kunt opnemen, ongeacht hun opbouw. Voor documenten die alleen in Regelbeheer zullen worden gepubliceerd is de manier van opbouw zeer vrij. Maar de opbouw van de documenten die richting het DSO worden gepubliceerd dienen te voldoen aan de standaarden die daarvoor zijn opgesteld. Anders zijn ze niet digitaal uitleesbaar door het DSO-systeem. In Regelbeheer kun je met de bekende documentstructuurwidget documenten voor beide standaarden opstellen. Deze zullen op de achtergrond worden vertaald naar de juiste standaard die wordt afgeleid uit het gekozen document-type.
In dit artikel zal worden toegelicht welke standaarden er precies zijn en aan welke verplichtingen de opbouw met deze standaarden moet voldoen. Daarna zal worden ingegaan op de documenten die momenteel worden geaccepteerd door het DSO: de Waterschapsverordening en het Projectbesluit. Voor deze documenten zal worden toegelicht welke standaarden worden gebruikt en welke gevolgen dat heeft.
Snel naar:
Verschillende standaarden
Het DSO kent momenteel twee verschillende standaarden waarin documenten kunnen worden aangeleverd. Dit zijn de artikelstructuur en de vrije tekststructuur.
Bij de artikelstructuur is de opbouw van het document vrij streng. Documenten moeten zijn opgebouwd uit een bepaalde structuurelementen die tekstelementen bevatten. Deze artikelstructuur wordt gebruikt bij documenten waarin basisregels van het bevoegde gezag worden vastgesteld. Voorbeelden hiervan zijn de waterschapsverordening en omgevingsplannen.
De vrije tekststructuur, de naam zegt het al, zit wat vrijer in elkaar. Documenten zijn hierin ook opgebouwd uit structuurelementen en tekstelementen maar welk label en/of volgorde deze kennen is geheel vrij. Ook mag een tekstelement worden aangeduid met of een titel, nummer, óf type. Bij de artikelstructuur zijn al deze elementen verplicht om aan te geven. Voorbeelden van documenten met vrije tekststructuur zijn het projectbesluit en bijlagen bij de waterschapsverordening. Hieronder lees je een puntsgewijze opsomming van de eigenschappen van de soort structuur.
Artikelstructuur
- Invullen van type, nummer en titel is verplicht. Alleen bij het type ‘lid’ mag de titel leeg gelaten worden.
- Documenten moeten zijn opgebouwd met een bepaalde documentstructuur. Hierbij zijn er structuurelementen, die andere elementen bevatten. Deze mogen geen teksten bevatten. Een hoofdstuk kan bijvoorbeeld bestaan uit meerdere afdelingen. Een structuurelement mag alleen elementen bevatten van hetzelfde soort type. Een hoofdstuk mag niet zijn opgebouwd uit twee afdelingen en één paragraaf, want de paragraaf is dan van een ander type.
- Er is te kiezen uit de types: ‘deel’, ‘hoofdstuk’, ‘titel’, ‘afdeling’, ‘paragraaf’, ‘subparagraaf’, ‘subsubparagraaf’, ‘artikel’ of ‘lid’. Waarbij de types ‘artikel’ en ‘lid’ teksten mogen bevatten. Een artikel mag alleen tekst bevatten wanneer het geen leden bevat.
Vrije tekststructuur
- Documenten zijn opgebouwd uit divisies (structuurelementen die andere divisies of divisieteksten kunnen bevatten) en divisieteksten (tekstelementen die inhoudelijke tekst bevatten). Verder is het vrij om te bepalen hoe deze in elkaar worden gestoken.
- Divisieteksten moeten één van de drie kop-elementen bevatten; type, titel of nummer.
Opbouw Waterschapsverordening
Voor de doorlevering van de waterschapsverordening wordt de artikelstructuur gebruikt. Voor de bijlagen van het document wordt de vrije tekststructuur gebruikt. Dit zijn respectievelijk: bijlage, toelichting, artikelgewijzetoelichting en motivering.
Opbouw Projectbesluit
Het projectbesluit kan een combinatie zijn van beide structuren. Het projectbesluit bestaat uit een aantal delen. Het deel wat inhoud van het projectbesluit bevat wordt doorgeleverd in de vrije tekststructuur. Aanpassingen aan regelgeving van omgevingsplannen moeten in de artikelstructuur worden opgenomen. Dit is omdat ze een wijziging aanbrengen in een omgevingsdocument dat opgesteld is in de artikelstructuur.
Echter zal het onderdeel waarbij een omgevingsdocument kan worden aangepast aankomende tijd niet ondersteund worden in de aanlevering van het projectbesluit. Dit is erg ingewikkeld te realiseren en tevens nog niet ontwikkeld door het DSO.
Dit betekent dat er momenteel alleen gebruik wordt gemaakt van de vrije tekststructuur bij het doorleveren van het projectbesluit.
De standaarden en Regelbeheer
Zoals blijkt uit de bovenstaande toelichting zijn er dus verschillende standaarden waarin Regelbeheer kan communiceren met het DSO. Door in Regelbeheer bij het document aan te geven om welk type document het gaat bepaalt Regelbeheer welke standaard voor de opbouw moet worden aangehouden. De restricties in mogelijkheden bij de opbouw van het document hangen hiermee samen. Mocht je na het opbouwen van het document veranderen van document-type dan kunnen er validaties ontstaan omdat er andere restricties gelden voor dat document-type.
Regelbeheer is zo opgebouwd dat beide soorten documenten met dezelfde functionaliteit kunnen worden opgesteld. In principe is de wijze voor het opbouwen van het document het meest aangesloten op de artikelstructuur. Echter bouw je in de praktijk documenten altijd op een vergelijkbare manier op, namelijk met hoofdstukken en paragrafen die dan weer stukken tekst bevatten. Je kunt dus gewoon met de bekende documentstructuurwidget ook een vrije tekststructuur document opbouwen, deze worden op de achtergrond alleen vertaald in een andere standaard bij het doorsturen naar het DSO. En er gelden natuurlijk iets minder strenge validaties bij de opbouw.
Bijlagen bij de waterschapsverordening
Bijlagen die worden toegevoegd aan de waterschapsverordening worden opgebouwd uit vrije tekststructuur. Het is dus mogelijk om deze een andere opbouw/invulling te geven waterschapsverording. Tekstelementen in deze bijlage hoeven, zoals eerder vermeld, alleen een type óf een nummer óf een titel te bevatten.
Wanneer je alleen één lap tekst als bijlage wilt toevoegen en deze niet uit een structuurelement met tekstelementen wilt opbouwen kun je ook een bijlage-element aanmaken met type inhoud ‘tekst’ in plaat van ‘structuur’. In dit element kun je dan de hele tekst plaatsen. Dit zorgt er echter wel voor dat je bij het vervangen van een deel van de tekst het hele artikel moet wijzigen. Terwijl het idee van tekstuele bijlagen ten opzichte van PDF’s juist als voordeel heeft dat je kleine stukken kunt wijzigen zonder dat de hele boel weer ter beoordeling ligt. Je kunt het in ieder geval zelf indelen zoals voor jullie waterschap handig is.